Bakgrunnen for det ekstraordinære årsmøte er opprettelse av basketballgruppe i idrettslaget. En fin gjeng med ungdommer har sammen med et par foreldre dratt i gang faste basketballtreninger to ganger i uka. For at de skal kunne delta i seriesplill og turneringer må idrettslaget formelt være knyttet til Norges Basketballforbund. Opprettelse av ny gruppe med innmelding i særforbund må formelt sett vedtas av idrettslagets årsmøte. Dersom det ekstraordinære årsmøte vedtar opprettelsen kan vår ny basketgruppe delta i seriesplill fra januar.
Ettersom dette er eneste sak antas det at møtet vil forløpe rakst. Det er derfor ingen bevertning.
Innkalling finner dere på linken under:
Hei,
Det er klart for en av årets siste aktiviteter.
Vi arrangerer årsavslutning:
Fredag 11.11. kl. 18.00- på idrettshuset
Vi håper å få laget i stand en hyggelig årsavslutning. Programmet vil være som tidligere:
Året som gikk - Året som kommer - Premiering - Aktiviteter - Bevertning
Alle som har lyst til å se og høre om hva vi driver med er hjertelig velkomne!
For styret
Svein Roar
]]>Tusen takk!
Det var en glede se alle våre flotte folk i O-gruppa i aksjon på søndag.
Jeg vil takke alle som bidro til denne festen, som også har fått flott omtale i media.
O-gruppas medlemmer bidro til at kiosk, speakertjeneste, vannbærere og løpere satte oss på kartet.
Når Jonny Svaland i tillegg løper i en gammel o-drakt, og får bilde i alle aviser, så er det god reklame for oss. Skal vi spandere en ny drakt på han?
Dette er en dugnad med i bred forstand. En dugnad som også kaster godt av seg økonomisk, tallene får dere på på årsavslutningen fredag den 11.11
Neste år er det 50 års jubileum, og det håper jeg gjør at deltagerantallet fort når 1000. Vår egen Trygve har gjennomført 49 ganger, vi applauderer og gratulerer!
Vel overstått alle sammen!
Ses til neste år, mvh Svein Roar
BIRKENES IL 100 ÅR I 2024
Det nærmer seg jubileumsår for Birkenes IL . Vi inviterer til ide`kveld på Idrettshuset
torsdag 20.oktober kl 19.
Har du gode ideer til jubileumsfeiring – bli med!
Velkommen!
Servering!
EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE BIRKENES I.L 22. NOVEMBER 2021
Sted: Idrettshuset, Birkeland
Saksliste
Åpning ved leder
Godkjenning av de stemmeberettige
Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden
Valg av dirigent
Valg av referent
Valg av tellekorps
Valg av to til å underskrive protokollen
Sak 1. Renovering av friidrettsbanen
Presentasjon av prosjektet.
Hovedlagets vurderinger/begrunnelse:
Hovedlaget mener at hele prosessen har vært god. Prosjektgruppa har utarbeidet et
godt grunnlag både i forhold til behov/utforming og økonomi. Prosjektet har blitt sendt til alle gruppene. I fellesmøtet 16.11 med hovedstyre og gruppeledere var alle positive til prosjektet. De mente at uten anlegg, ingen aktivitet. Godt anlegg, økt aktivitet.
Selv om aktiviteten ikke har vært stor de siste årene, så har vi noe. Ivar Skåre har i mange år gjennomført idrettsmerkeprøver i anlegget, og vi har Kenneth Bjorvatn som bor på Flaa, og som representerer Birkenes IL. Han har flere medaljer i NM Friidrett. Hans øvelse har vært stille lengde, men vurderer i tillegg å satse på stille høyde.
Vi har også folk i laget som tenker at de vil involvere seg i friidrett og bidra til å få ei friidrettsgruppe opp å gå.
Vi mener at oppstart på prosjektet bør være våren 2022. Dette er selvsagt under forutsetning av at alt er godkjent (finansiering). Friidrettsanlegget er et anlegg vi har, men som må renoveres. Vi ser det som helt naturlig at vi først vedlikeholder det vi har, før vi eventuelt bygger noe nytt.
Fast dekke på friidrettsbanen er også en vesentlig del av granulatsikring av kunstgressbanen.
Forslag til vedtak fra hovedstyre (enstemmig)
Ekstraordinært årsmøte vedtar å renovere friidrettsbanen innenfor en kostnadsramme på ca. kr. 4.500.000. Mulig oppstart våren 2022
Antatt kostnad for hovedlaget ca. kr 600.000.
Utvidet hovedstyre får fullmakt til endelig godkjenning av finansieringsplanen.
Sak 2. Bygging av ny Kunstgresshall, Birkenesparken
Presentasjon av prosjektet.
Hovedlagets vurderinger/begrunnelse:
Hovedlaget mener at hele prosessen har vært god. Prosjektgruppa har utarbeidet et
godt grunnlag både i forhold til behov/utforming og økonomi. Prosjektet har blitt sendt til alle gruppene. I fellesmøtet 16.11 med hovedstyre og gruppeledere var alle gruppelederne positive til prosjektet og så på anlegget som et alternativt treningssted.
I hovedstyre var det litt mer delte meninger, men flere ga utrykk for at det var veldig positivt at alle gruppelederne støttet prosjektet.
Et av diskusjonstemaene i hovedstyret var selve plasseringen av hallen på grusbanen, utforming av uteareal, estetikk og parkering. Vi var kjent med at hallkomiteen selv hadde ønsker om at dette kunne belyses/utredes på en bedre måte, men for at det kunne gjennomføres måtte man kjøpe tjenesten fra et eksternt firma. Pris på tjenesten ble innhentet, men man valgte og ikke bruke midler på dette, før en visste om det ble vedtatt bygging av hall. Derfor har hovedlaget et forslag om at vi bevilger de midlene til utredning, dersom det blir vedtatt bygging av hall.
Utredningen vil vise en plan for hvordan de forskjellige utfordringene kan løses. Utredningen vil også synliggjøre et kostnadsoverslag for hele prosjektet. I hallprosjektet er det avsatt en betydelig sum til uteareal. Dersom denne summen ikke er stor nok, vil det bli en avveiing om prosjektet kan øke kostnadsrammen, eller om man bare gjennomfører det man har økonomi til. Ferdigstillelse blir utsatt til det er økonomi til gjennomføring. Det som er viktig for hovedstyret er at man da har en helhetlig plan som man kan jobbe videre med.
Et annet element som ble diskutert var om behovet for hall er reelt. Her mente flertallet at prosjektgruppen hadde belyst det bra, og at de andre gruppene så det som et positivt tilskudd til alternativ trening.
Drift og vedlikehold er alltid en utfordring. Birkenes IL har etter hvert mange anlegg som skal driftes og vedlikeholdes. Vi har i mange år vært vant til at det alltid er noen som utfører en fenomenal dugnadsinnsats på anlegget. Vi har blitt bortskjemt. Dagfinn er 81 år gammel, det er et tidsspørsmål om hvor lenge han orker, kan og vil jobbe dugnad på anlegget. Ronny gjør også en fantastisk dugnadsinnsats for å tilrettelegge for aktivitet, men vi vet ikke hvor lenge han kan være den ressurspersonen han er. Derfor har vi sagt at fotballgruppa kanskje må påregne at de må være med og dekke utgifter til drift og vedlikehold.
Ang. oppstart tidligst våren 2023 er det flere argumenter:
Vi mener at friidrettsanlegget bør gjennomføres først fordi det er renovering av et anlegg som vi allerede har.
Et annet argument er at hallprosjektet er det største prosjektet vi har hatt. Hallen er en stor installasjon i Birkenesparken. Det er ikke sikkert at alle naboene er klar over størrelsen og vil protestere, når søknad om byggetillatelse/nabovarsel kommer. Klage til fylket kan komme, behandlingstid vil ta tid. Vi har i innspill til reguleringsplan fått med at vi kan etablere et bygg på den planlagte størrelse. Høyde på bygget er i reguleringsplanen satt høyere enn det vi søker om.
Et annet moment er mellomfinansiering. Her har vi et vedtak i kommunen som sier at de skal mellom finansiere utlegg til spillemidler og momsrefusjon. (ca. kr 7.000.000), men ha dekket sine renteutgifter.
I utgangspunktet er dette utgifter som vi selv må finansiere, men får de refundert på to måter. Momsrefusjon kan vi søke om etter at prosjektet er fullført og regnskapet er godkjent av revisor. Søknadsfrist er 1. desember. Spillemidler for prosjektet får vi utbetalt når prosjektet er fullført, regnskap godkjent av revisor og vi har fått tilsagn. Starter man et prosjekt før man har fått tilsagn, kan man påvente to til fire års ventetid på utbetaling til store prosjekter. Dersom man venter med igangsettelse etter at søknad har blitt godkjent, stiller man i kø uten at man har hatt utgifter (byggestart),
vil vi spare betydelige midler i renteutgifter. Etter at vi har fått tilsagn, har vi to år på å gjennomføre prosjektet.
Forslag til vedtak fra hovedstyre (4 for, 2 imot, 1 blank)
Ekstraordinært årsmøte vedtar å bygge ny kunstgresshall i Birkenesparken innenfor en kostnadsramme på ca. kr. 14.000.000.
Antatt kostnad for hovedlaget ca. kr 700.000
Under forutsetning av:
Endelig finansieringsplan godkjennes av utvidet hovedstyre.
Plassering/uteareal/parkering/estetikk utredes med bruk av ekstern kompetanse. Hovedstyret bevilger nødvendige midler til utarbeidelse av prosjektet. Mulig økt kostnad til utearealet behandles i forbindelse med finansieringsplanen.
Tidligst oppstart våren 2023.
Fotballgruppa kan bli pålagt og dekke deler av drift og vedlikeholdsutgifter.
Avslutning
Mandag 22. november 2021 kl. 1800
Idrettshuset 1.et
(kan bli flyttet til Kulturarenaen, Valstrand skole)
Saker til behandling:
Saksdokumentene blir lagt ut på vår hjemmeside, og
sendt til alle gruppene.
NB: For å ha stemmerett, må man ha fylt 15 år i løpet av inneværende kalenderår og vært medlem av idrettslaget i minst én måned. (Vedtektene § 5.1)
Skriftelig påmelding
sendes på e-post senest 3 dager før årsmøtet.
Velkommen!
e-post: h-hoeygi@online.no
Vedlegg:
Forslag til vedtak ekstraordinært årsmøte.pdf
Hall:
Behovsanalyse treningstider.pdf
Byggekalkyle oppsummert og finansieringsplan.pdf
Innstilling - hall med kunstgress i Birkenesparken.pdf
Presentasjon av hall (til årsmøte).pdf
Friidrettsbane:
Renovering av friidrettsanlegg 2021.pdf
Kan betales i Min Idrett: https://minidrett.nif.no/ eller følge linken til faktura som ligger nederst i e-posten dere mottar. Noen få vil også motta pr brevpost. Er også mulig for Efaktura for fremtiden, se faktura for referanse.
]]>Mandag 31. mai 2021 kl. 1800
Idrettshuset 1.etg
(kan bli flyttet til Kulturarenaen, Valstrand skole)
Eventuelle saker kan meldes inn på e-post
Innen 14 dager før årsmøtet.
Skriftelig påmelding (pga koronarestriksjoner)
sendes på e-post senest dagen før årsmøtet.
(Saksdokumenter sendes ved påmelding)
Velkommen!
e-post: eieland@outlook.com
]]>