Last ned: Forslag til vedtak ekstraordinært årsmøte.pdf
 

EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE BIRKENES I.L 22. NOVEMBER 2021

Sted: Idrettshuset, Birkeland

 
Saksliste

Åpning ved leder

Godkjenning av de stemmeberettige

Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden

Valg av dirigent

Valg av referent

Valg av tellekorps

Valg av to til å underskrive protokollen

Sak 1. Renovering av friidrettsbanen

Presentasjon av prosjektet.

Hovedlagets vurderinger/begrunnelse:

Hovedlaget mener at hele prosessen har vært god. Prosjektgruppa har utarbeidet et
godt grunnlag både i forhold til behov/utforming og økonomi. Prosjektet har blitt sendt til alle gruppene. I fellesmøtet 16.11 med hovedstyre og gruppeledere var alle positive til prosjektet. De mente at uten anlegg, ingen aktivitet. Godt anlegg, økt aktivitet.

Selv om aktiviteten ikke har vært stor de siste årene, så har vi noe. Ivar Skåre har i mange år gjennomført idrettsmerkeprøver i anlegget, og vi har Kenneth Bjorvatn som bor på Flaa, og som representerer Birkenes IL.  Han har flere medaljer i NM Friidrett. Hans øvelse har vært stille lengde, men vurderer i tillegg å satse på stille høyde.

Vi har også folk i laget som tenker at de vil involvere seg i friidrett og bidra til å få ei friidrettsgruppe opp å gå.

Vi mener at oppstart på prosjektet bør være våren 2022. Dette er selvsagt under forutsetning av at alt er godkjent (finansiering). Friidrettsanlegget er et anlegg vi har, men som må renoveres. Vi ser det som helt naturlig at vi først vedlikeholder det vi har, før vi eventuelt bygger noe nytt.

Fast dekke på friidrettsbanen er også en vesentlig del av granulatsikring av kunstgressbanen.

Forslag til vedtak fra hovedstyre (enstemmig)

Ekstraordinært årsmøte vedtar å renovere friidrettsbanen innenfor en kostnadsramme på ca. kr. 4.500.000. Mulig oppstart våren 2022

Antatt kostnad for hovedlaget ca. kr 600.000.

Utvidet hovedstyre får fullmakt til endelig godkjenning av finansieringsplanen.

Sak 2. Bygging av ny Kunstgresshall, Birkenesparken

Presentasjon av prosjektet. 

Hovedlagets vurderinger/begrunnelse:

Hovedlaget mener at hele prosessen har vært god. Prosjektgruppa har utarbeidet et

godt grunnlag både i forhold til behov/utforming og økonomi. Prosjektet har blitt sendt til alle gruppene. I fellesmøtet 16.11 med hovedstyre og gruppeledere var alle gruppelederne positive til prosjektet og så på anlegget som et alternativt treningssted.

 I hovedstyre var det litt mer delte meninger, men flere ga utrykk for at det var veldig positivt at alle gruppelederne støttet prosjektet.

Et av diskusjonstemaene i hovedstyret var selve plasseringen av hallen på grusbanen, utforming av uteareal, estetikk og parkering. Vi var kjent med at hallkomiteen selv hadde ønsker om at dette kunne belyses/utredes på en bedre måte, men for at det kunne gjennomføres måtte man kjøpe tjenesten fra et eksternt firma. Pris på tjenesten ble innhentet, men man valgte og ikke bruke midler på dette, før en visste om det ble vedtatt bygging av hall. Derfor har hovedlaget et forslag om at vi bevilger de midlene til utredning, dersom det blir vedtatt bygging av hall.

Utredningen vil vise en plan for hvordan de forskjellige utfordringene kan løses. Utredningen vil også synliggjøre et kostnadsoverslag for hele prosjektet. I hallprosjektet er det avsatt en betydelig sum til uteareal. Dersom denne summen ikke er stor nok, vil det bli en avveiing om prosjektet kan øke kostnadsrammen, eller om man bare gjennomfører det man har økonomi til. Ferdigstillelse blir utsatt til det er økonomi til gjennomføring. Det som er viktig for hovedstyret er at man da har en helhetlig plan som man kan jobbe videre med.

Et annet element som ble diskutert var om behovet for hall er reelt.  Her mente flertallet at prosjektgruppen hadde belyst det bra, og at de andre gruppene så det som et positivt tilskudd til alternativ trening.

Drift og vedlikehold er alltid en utfordring. Birkenes IL har etter hvert mange anlegg som skal driftes og vedlikeholdes. Vi har i mange år vært vant til at det alltid er noen som utfører en fenomenal dugnadsinnsats på anlegget. Vi har blitt bortskjemt. Dagfinn er 81 år gammel, det er et tidsspørsmål om hvor lenge han orker, kan og vil jobbe dugnad på anlegget. Ronny gjør også en fantastisk dugnadsinnsats for å tilrettelegge for aktivitet, men vi vet ikke hvor lenge han kan være den ressurspersonen han er. Derfor har vi sagt at fotballgruppa kanskje må påregne at de må være med og dekke utgifter til drift og vedlikehold.

Ang. oppstart tidligst våren 2023 er det flere argumenter:

Vi mener at friidrettsanlegget bør gjennomføres først fordi det er renovering av et anlegg som vi allerede har.

Et annet argument er at hallprosjektet er det største prosjektet vi har hatt. Hallen er en stor installasjon i Birkenesparken. Det er ikke sikkert at alle naboene er klar over størrelsen og vil protestere, når søknad om byggetillatelse/nabovarsel kommer. Klage til fylket kan komme, behandlingstid vil ta tid. Vi har i innspill til reguleringsplan fått med at vi kan etablere et bygg på den planlagte størrelse. Høyde på bygget er i reguleringsplanen satt høyere enn det vi søker om.

Et annet moment er mellomfinansiering. Her har vi et vedtak i kommunen som sier at de skal mellom finansiere utlegg til spillemidler og momsrefusjon. (ca. kr 7.000.000), men ha dekket sine renteutgifter.

I utgangspunktet er dette utgifter som vi selv må finansiere, men får de refundert på to måter. Momsrefusjon kan vi søke om etter at prosjektet er fullført og regnskapet er godkjent av revisor. Søknadsfrist er 1. desember. Spillemidler for prosjektet får vi utbetalt når prosjektet er fullført, regnskap godkjent av revisor og vi har fått tilsagn. Starter man et prosjekt før man har fått tilsagn, kan man påvente to til fire års ventetid på utbetaling til store prosjekter. Dersom man venter med igangsettelse etter at søknad har blitt godkjent, stiller man i kø uten at man har hatt utgifter (byggestart),
vil vi spare betydelige midler i renteutgifter. Etter at vi har fått tilsagn, har vi to år på å gjennomføre prosjektet.

Forslag til vedtak fra hovedstyre (4 for, 2 imot, 1 blank)

Ekstraordinært årsmøte vedtar å bygge ny kunstgresshall i Birkenesparken innenfor en kostnadsramme på ca. kr. 14.000.000.

Antatt kostnad for hovedlaget ca. kr 700.000

Under forutsetning av:

Endelig finansieringsplan godkjennes av utvidet hovedstyre.

Plassering/uteareal/parkering/estetikk utredes med bruk av ekstern kompetanse. Hovedstyret bevilger nødvendige midler til utarbeidelse av prosjektet. Mulig økt kostnad til utearealet behandles i forbindelse med finansieringsplanen.

Tidligst oppstart våren 2023.

Fotballgruppa kan bli pålagt og dekke deler av drift og vedlikeholdsutgifter.

 Avslutning

Forslag til vedtak ekstraordinært årsmøte.pdf

Hall:
Behovsanalyse treningstider.pdf
Byggekalkyle oppsummert og finansieringsplan.pdf
Byggekalkyle.pdf
Innstilling - hall med kunstgress i Birkenesparken.pdf
Presentasjon av hall (til årsmøte).pdf
Prosjekt tidslinje.xlsx

Friidrettsanlegg:
Renovering av friidrettsanlegg 2021.pdf

Ekstraordinært årsmøte Birkenes IL, Hovedlaget

Mandag 22. november 2021 kl. 1800

Idrettshuset 1.et

(kan bli flyttet til Kulturarenaen, Valstrand skole)

      Saker til behandling:

• Rehabelitering friidrettsbanen
• Bygging av kunstgresshall

Saksdokumentene blir lagt ut på vår hjemmeside, og

sendt til alle gruppene.

NB: For å ha stemmerett, må man ha fylt 15 år i løpet av  inneværende  kalenderår og vært medlem av idrettslaget i minst én måned.  (Vedtektene § 5.1)

Skriftelig påmelding 

sendes på e-post senest 3 dager før årsmøtet.

Velkommen!

e-post: h-hoeygi@online.no


Vedlegg:

Forslag til vedtak ekstraordinært årsmøte.pdf

Hall:
Behovsanalyse treningstider.pdf

Byggekalkyle oppsummert og finansieringsplan.pdf

Byggekalkyle.pdf

Innstilling - hall med kunstgress i Birkenesparken.pdf

Prosjekt tidslinje.xlsx

Presentasjon av hall (til årsmøte).pdf

Friidrettsbane:
Renovering av friidrettsanlegg 2021.pdf

Det er i dag sendt ut medlemskontingent for 2021 til klubbens medlemmer. Denne er obligatorisk for alle medlemmer, og må ikke forveksles med eventuelle treningsavgifter som enkelte undergrupper har.

Kan betales i Min Idrett: https://minidrett.nif.no/ eller følge linken til faktura som ligger nederst i e-posten dere mottar. Noen få vil også motta pr brevpost. Er også mulig for Efaktura for fremtiden, se faktura for referanse.

Årsmøte Birkenes IL, Hovedlaget

Mandag 31. mai 2021 kl. 1800

Idrettshuset 1.etg

(kan bli flyttet til Kulturarenaen, Valstrand skole)

Eventuelle saker kan meldes inn på e-post

Innen 14 dager før årsmøtet.

Skriftelig påmelding (pga koronarestriksjoner)

sendes på e-post senest dagen før årsmøtet.

(Saksdokumenter sendes ved påmelding)

Velkommen!

e-post: eieland@outlook.com

Pga coronasituasjonen er årsmøtet utsatt inntil videre. Vil bli annonsert på nytt når dato er satt.